Erfolgreiches Prozessmanagement mit dem BPM-Billboard

Warum Sie das BPM-Billboard in Ihren Prozessinitiativen einsetzen sollten

Wer erfolgreiches Prozessmanagement als Kommunikationswerkzeug begreift, kann seine Unternehmensstrategie in messbare Erfolgsfaktoren umwandeln und diese anschließend an alle beteiligten Unternehmenseinheiten kommunizieren.

Im Umkehrschluss können mithilfe von Prozessmanagement auch operative oder strategische Maßnahmen aus den ermittelten Kennzahlen abgeleitet werden. Damit wird jedoch auch eine der größten Hürden auf dem Weg zu einer erfolgreichen BPM-Initiative sichtbar – die Komplexität einer solchen Initiative.

Genau hier kommt unser BPM-Billboard ins Spiel: Mit dem Billboard (als Poster oder digitale Version) können Sie Ihre BPM-Initiativen besser planen, koordinieren und kommunizieren.

Die Struktur unseres Billboards unter anderem sicher, dass Ihre BPM-Initiativen...

...konsequent aus Ihrer Organisationsstrategie abgeleitet werden,
...Ihr aktuelles Organisationsumfeld berücksichtigen,
...die Entwicklung der Fähigkeiten Ihrer Organisation fördern,
...zu konkreten und umsetzbaren Projekten führen, die sichtbare Erfolge erzielen.

Unser Tipp: Aktualisieren Sie das BPM-Billboard am besten fortlaufend, um Ihre jeweilige Initiative im Blick zu behalten.

Erfolgreiches Prozessmanagement: Wie Sie das BPM-Billboard richtig anwenden

Wir bei Signavio wissen, wie wichtig klare Vorgaben und Informationen für eine gelungene BPM-Initiative sind. Daher ist unser BPM-Billboard mit konkreten Arbeitsanweisungen ausgestattet. So begleiten wir Sie von den wichtigsten Zielen und Umfeldfaktoren Ihres Unternehmens über Ihre kommenden BPM-Maßnahmen bis hin zur Kommunikation Ihrer Ergebnisse.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Arbeitsschritte des BPM-Billboards zusammengefasst und erklären Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie die einzelnen Abschnitte unseres Billboards ausfüllen können:

1. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Beschreiben Sie die aktuellen strategischen Ziele Ihrer Organisation

Hier geht es zunächst einmal um Ihr Unternehmen. Denken Sie über die aktuellen Ziele Ihrer Organisation nach – wie sieht Ihre strategische Agenda aus? Übrigens: Bei diesem Arbeitsschritt geht es nicht nur um die Vision Ihres Unternehmens für die kommenden Jahre, sondern auch um aktuelle Probleme, die Ihren Vorstand umtreiben. Werden Sie bei Ihren Stichpunkten so spezifisch wie möglich.

Ihnen fehlt noch der letzte Funken Inspiration? Dann orientieren Sie sich einfach an den Angaben unseres Beispielfalls für erfolgreiches Prozessmanagement:

Nachhaltige Wertschöpfung durch Marktführerschaft
Investitionen in neue Technologien
Erhöhte operative Exzellenz in allen betrieblichen Prozessen
Verantwortungsvoller und nachhaltiger Umgang mit Ressourcen

2. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Beschreiben Sie die die wichtigsten Kräfte, die den Kontext Ihrer Organisation beeinflussen

Bei diesem Arbeitsschritt dreht sich alles um die aktuellen Möglichkeiten und Grenzen Ihrer Organisation – Ihre derzeitige Unternehmensrealität. Konzentrieren Sie sich bei ihren Angaben auf wichtige Stakeholder wie Lieferanten, Kunden, Markteintritte und Mitbewerber.

Aufgepasst: Bei diesem Schritt können Sie sich beispielsweise an Porters Fünf-Kräfte-Modell oder dem BPM-Kontext-Modell von vom Brocke, Zelt und Schmiedel.

Ihnen fehlt noch der letzte Funken Inspiration? Dann orientieren Sie sich einfach an den Angaben unseres Beispielfalls für erfolgreiches Prozessmanagement:

Lieferanten sind Partner und integraler Bestandteil der Prozesse
Enge Zusammenarbeit mit Kunden im Direktvertrieb
Langfristige und intensive Kontakte zu Hochschulen und Partnern

3. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Beurteilen und planen Sie, wie Sie Ihre Organisationsstrukturen weiterentwickeln können

Nun geht es ans Eingemachte: Fassen Sie zunächst zusammen, wer die Prozessverantwortlichen, -manager und -analysten in Ihrem Unternehmen sind. So wissen künftig ganz genau, wen Sie für Ihre geplanten BPM-Initiativen ins Boot holen sollten.

Anschließend sollten Sie in einigen Stichpunkten zusammenfassen, welche Verfahren für das Management und die Durchführung von Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen definiert sind.

Aufgepasst: Bei diesem Schritt können Sie sich beispielsweise an den BPM-Reifegraden von Rosemann und De Bruin orientieren.

Ihnen fehlt noch der letzte Funken Inspiration? Dann orientieren Sie sich einfach an den Angaben unseres Beispielfalls für erfolgreiches Prozessmanagement:

Prozessverantwortliche kommen aus der Fachorganisation, bringen langjährige Erfahrung und ausgeprägtes Fachwissen mit
Unterteilung der Rollen nach Best-Practice-Ansätzen
Weitere Untergliederung der Rollen auf globaler, regionaler und lokaler Ebene

4. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Fassen Sie zusammen, wie gut Ihre Organisationskultur zur BPM-Philosophie passt und wie Sie Ihre Kultur weiterentwickeln können

Bei diesem Schritt stehen Ihre Kunden und die Strukturen Ihres Unternehmens im Mittelpunkt: Wie stark orientieren Sie sich aktuell an internen und externen Kunden? Anschließend sollten Sie sich auf die internen Muster Ihrer Organisation konzentrieren: Wie engagiert und verbindlich arbeitet Ihr Unternehmen? Wie stark steht der Teamgedanke bei formellen und informellen Strukturen im Mittelpunkt?

Aufgepasst: Bei diesem Schritt können Sie sich beispielsweise an den BPM-Kulturdimensionen von Schmiedel, vom Brocke und Recker orientieren.

Ihnen fehlt noch der letzte Funken Inspiration? Dann orientieren Sie sich einfach an den Angaben unseres Beispielfalls für erfolgreiches Prozessmanagement:

Wir streben nach Prozess- und Produktexzellenz
Wir fördern die persönliche Interaktion mit internen und externen Stakeholdern (Kunden)
Teamarbeit ist einer unserer Kernwerte

5. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Überlegen Sie, welche Methoden für Ihre BPM-Initiative geeignet sind

Für diesen Schritt lohnt es sich, auf das Wissen und die Erfahrung Ihrer Teammitglieder zurückzugreifen: Überlegen Sie, welche Methoden Sie momentan für die Prozesserhebung, -modellierung und -analyse nutzen. Im nächsten Schritt sollten Sie sich außerdem überlegen, welche Methoden Sie für die Implementierung und Überwachung Ihrer Prozesse einsetzen.

Aufgepasst: Bei diesem Schritt können Sie sich beispielsweise an den Grundlagen des Prozessmanagements von Dumas, La Rosa, Mendling und Reijers orientieren.

6. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Legen Sie fest, welches Potenzial folgende Technologien für Ihre Organisation haben

Bei diesem Arbeitsschritt sollten Sie zwischen Technologien, die bereits genutzt werden, und Technologien, die Potenzial für Ihre Organisation haben, unterscheiden. Legen Sie beispielsweise fest, ob Sie bereits Cloud-Technologie, Blockchain oder Process Mining nutzen.

Aufgepasst: Bei diesem Schritt können Sie sich beispielsweise am Gartner Hype Cycle orientieren.

Ihnen fehlt noch der letzte Funken Inspiration? Dann orientieren Sie sich einfach an den Angaben unseres Beispielfalls für erfolgreiches Prozessmanagement:

Eingesetzte Technologien:
- Cloud: Globale Nutzung in allen unseren Geschäftsbereichen
- Process Mining: Intensive Nutzung und Möglichkeiten zum weiteren Ausbau
Technologien, in denen wir Potenzial sehen
- Blockchain: Dezentraler und transparenter Ansatz bei der Ausführung von transaktionalen Prozessen interessant
- QR-Code: Einsatz für einfachen und schnellen Zugriff auf die Prozessdokumentation

7. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Definieren Sie Standards, um Ihr BPM-Projektportfolio zu managen

Es ist fast geschafft – im vorletzten Arbeitsschritt dreht sich alles ums Thema Projektmanagement. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihr Team momentan aktivieren: Wie organisieren Sie Ihre Projekte und kommunizieren anschließend die Ergebnisse? Hier geht es auch um die Königsklasse, das Managen von mehreren projekten zur gleichen Zeit. Zusätzlich dazu sollten Sie einschätzen, wie Sie mit Veränderungen umgehen.

Aufgepasst: Bei diesem Schritt können Sie sich beispielsweise an Projektmanagementstandards orientieren.

Ihnen fehlt noch der letzte Funken Inspiration? Dann orientieren Sie sich einfach an den Angaben unseres Beispielfalls für erfolgreiches Prozessmanagement:

Agile Projektleitung
Aktivierung der Teammitglieder durch Kick-off-Meetings
Regelmäßige Abstimmungsgespräche in Fachgremien
Nutzung und Einsatz von Projektmanagement-Tools zur täglichen Kontrolle des Projektfortschritts

8. Schritt für erfolgreiches Prozessmanagement:

Analysieren Sie, welche Ergebnisse Ihrer BPM-Initiative zur Zielerreichung beigetragen haben

Im letzten Arbeitsschritt werfen Sie einen Blick zurück und bewerten die BPM-Initiative, die Sie mit dem BPM-Billboard begleitet haben. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich beispielsweise fragen, welchen Beitrag Prozessmanagement bei der Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie geleistet hat.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, Ihre Aussagen durch konkrete Kennzahlen zu belegen. Abschließend sollten Sie die Erfahrungen, die Sie aus dem Projekt mitnehmen, festhalten und daraus die nächsten Schritte (Müssen Sie in Ihrer BPM-Initiative nachjustieren?) ableiten.

Aufgepasst: Bei diesem Schritt können Sie sich beispielsweise an Ihrer Bewertung der Erfolgsfaktoren Ihrer Organisation orientieren.

Ihnen fehlt noch der letzte Funken Inspiration? Dann orientieren Sie sich einfach an den Angaben unseres Beispielfalls für erfolgreiches Prozessmanagement:

BPM-Initiative als "Single Source of Truth" zur Sicherstellung der korrekten Ausführung der Prozesse
Förderung der Zusammenarbeit zwischen Prozessexperten und Stakeholdern - Impuls für Prozessverbesserung und Innovation
Attraktive Darstellung zusätzlicher nützlicher Prozess-Informationen durch Verwendung moderner Formate