Warum kein Weg an einer guten Einarbeitung vorbeiführt
HR-Verantwortliche haben viel Zeit in das Recruiting ihrer Fachkräfte investiert und möchten die neu gewonnenen Talente an das Unternehmen binden. Dies beginnt bereits beim Onboarding: Wer diesen Prozess klar strukturiert, sorgt für einen positiven Start und stärkt die Employee Experience, also die Art, wie die eigenen Mitarbeiter/innen ein Unternehmen wahrnehmen.
Was in der Theorie logisch klingt, erweist sich im hektischen Alltag oft als schwierig: Gerade einmal 12% aller Angestellten bewerten das Onboarding in ihrem Unternehmen positiv (Gallup 2017). Dies ist in Zeiten des Fachkräftemangels kritisch: Die Besetzung einer offenen Vakanz dauert in Deutschland rund 102 Tage (Arbeitsagentur 2017). Wer geeignete Kandidatinnen oder Kandidaten nach dieser langen Zeit verliert, verschenkt nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern auch vielversprechende Talente. Deshalb ist die gelungene Einarbeitung ein Schlüsselthema für Unternehmen aller Branchen.
Zeitdruck, Zusammenarbeit und Zuverlässigkeit – die Herausforderungen des Onboardings
Eine Neueinstellung kann für beide Seiten zur Herausforderung werden: Neue Teammitglieder stellen sich auf unbekannte Gesichter, veränderte Aufgaben und oft auch auf neue IT-Systeme ein. Für sie bedeutet ein gelungenes Onboarding: Sie erhalten alle nötigen Informationen und Materialien, um ihren neuen Alltag zu bewältigen. Dafür arbeiten HR-Verantwortliche eng mit den Fachabteilungen, der IT und dem Office Management zusammen. Zu klären sind dabei Fragen rund um:
- Arbeitsmaterialien,
- Schlüssel,
- Software-Lizenzen,
- E-Mail-Adressen,
- Schulungen,
- arbeitsrechtliche Voraussetzungen,
- interne Ansprechpartner,
- Kommunikation.
Dies ist ein komplexer Prozess mit zahlreichen teamübergreifenden Zwischenschritten. Um im hektischen Unternehmensalltag nichts zu übersehen, sind gute Zusammenarbeit und hohe Zuverlässigkeit gefragt – auch unter Zeitdruck. Wie lässt sich dieser Prozess zentral steuern und möglichst fehlerfrei gestalten?
Wie Signavio neue Teammitglieder begrüßt
Dies hat sich vor einiger Zeit auch Signavios HR-Team gefragt. Die Herausforderung bestand darin, in einem wachsenden Unternehmen eine hohe Anzahl an Neueinstellungen zentral zu steuern, um neuen Teammitgliedern den Start zu erleichtern.
Die Vorteile der Prozessautomatisierung
In fast jedem Unternehmen finden sich Onboarding-Checklisten. Doch nur Wenige arbeiten mit softwaregestützten Methoden, um wiederholte Abläufe zu automatisieren und die Zusammenarbeit im Unternehmen zu vereinfachen. Dabei birgt Prozessautomatisierung zahlreiche Vorteile im Umgang mit wiederkehrenden Aufgaben:
- Manueller Aufwand lässt sich reduzieren
- Teamübergeifende Aufgaben werden zentral gesteuert
- Fehler werden vermieden und alle Teilschritte durchgeführt
- Die Zusammenarbeit verbessert sich
- Der Prozess wird transparent: Alle Beteiligten wissen, an welcher Stelle im Prozess sie sich befinden
Daher entschied sich Signavios HR-Team dafür, das Onboarding neuer Mitarbeiter/innen mit der eigenen Software-Lösung einheitlich zu steuern und Teilschritte der Einarbeitung zu automatisieren – mit Erfolg.
Die strukturierte Einarbeitung gehört zur Unternehmenskultur
Es war klar, dass wir unser eigenes Produkt verwenden. Signavios Technologie ist ideal für wiederkehrende HR-Prozesse. (Helene Grimm, Head of HR bei Signavio)
Aus dieser Idee entstand ein interner Workflow für die HR-Abteilung, durch den sich die einzelnen Schritte des Onboardings zentral steuern lassen. So erhalten alle Prozessbeteiligten eine automatisierte E-Mail, wenn sie eine bestimmte Aufgabe erledigen sollen, etwa den Schreibtisch vorbereiten oder die neue E-Mailadresse einrichten. Auf die nötigen Fristen, Dokumente und Informationen greifen sie im jeweiligen Prozess über die Benutzeroberfläche der Software zu. Haben sie die entsprechende Aufgabe erledigt, wird automatisch der nächste Prozessschritt gestartet und eine weitere automatische E-Mail wird versandt.
Daneben entwickelte unser HR-Team einen weiteren Workflow namens „Become a Signavian“: Diesen Workflow durchlaufen alle neuen Teammitglieder vom ersten Tag an. Dabei erhalten sie verschiedene organisatorische und kommunikative Aufgaben, durch die sie automatisch ins Gespräch mit ihren Kolleginnen und Kollegen kommen: Sie erstellen beispielsweise ihr Profil für den unternehmensinternen Chat, senden eine Willkommensmail an das Team, lösen ein kleines Signavio-Quiz, und erhalten weitere Aufgaben für einen gelungenen Einstieg.
Bei diesem Onboarding-Workflow geht es um mehr als nur um die Vereinfachung des Prozessalltages: Neue Mitarbeiter/innen lernen die eigene Software spielerisch kennen – und dabei gleichzeitig ihr Team.
Durch diese Aufgaben bauen sie sich früh ein Netzwerk auf. So wird die Unternehmenskultur in einem wachsenden Unternehmen gefördert und die positive Employee Experience unterstützt.
Ausgezeichneter Onboarding-Workflow
Signavios Workflow “Become a Signavian” ist nicht nur bei neuen Teammitgliedern beliebt. Er fand auch vor wenigen Tagen Anerkennung auf dem jährlichen Kongress des Bundesverbandes für Personalmanager (BPM): Dies ist Deutschlands größter Kongress für strategisches Personalmanagement.
Im Rahmen dieses Kongresses wurde ein Preis für besondere Personalarbeit ausgeschrieben: #Proud2bHR. Aus mehr als 70 Bewerbungen wurde Signavio mit dem eingereichten Onboarding-Workflow “Become a Signavian” ausgewählt und gelangte mit zwei weiteren Finalisten auf die Shortlist. Diesen Workflow durfte unser HR-Team im Rahmen des BPM-Kongresses kurz vorstellen.
Helene Grimm (Head of HR, Signavio) und Kathleen Hromek (HR Business Partner, Signavio) beim BPM-Kongress 2018
Wir freuen uns sehr über die Anerkennung. Der Workflow automatisiert Einfaches, führt gleichzeitig spielerisch in unsere Unternehmenskultur ein und unterstützt die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. (Helene Grimm, Head of HR bei Signavio, links im Bild)
Dieser Anwendungsfall zeigt: Ein durchdachter Workflow kann HR-Verantwortlichen dabei helfen, das Onboarding und andere wiederkehrende Aufgaben zentral zu steuern. Durch automatisierte Prozesse ist es einfacher, teamübergreifende Arbeitsabläufe zu strukturieren und Fehler zu vermeiden. Dies unterstützt nicht nur neue Teammitglieder bei der Einarbeitung, sondern fördert auch die Kommunikation im gesamten Unternehmen.
Sie suchen nach Inspiration für Ihr eigenes Onboarding? Weitere Informationen zum Thema Prozessautomatisierung erhalten Sie in unserem Infoflyer und in unserer Blogreihe zum Thema “Workflow”: