Digitalisierung: die Top-Priorität in der Beschaffung
Laut einer Studie von Economist Impact halten mehr als die Hälfte (57 %) der befragten Führungskräfte die Digitalisierung für die wichtigste strategische Priorität der nächsten 12 bis 18 Monate in der Beschaffung. Kein Zweifel: Digitalisierung ist heutzutage der Schlüssel, um mit innovativen Funktionen auf die dynamischen Herausforderungen des Marktes zu reagieren, bestehende Beschaffungsprozesse zu optimieren und datenbasierte, strategische Entscheidungen zu treffen.
Die sechs größten Herausforderungen, die Beschaffungsverantwortliche um den Schlaf bringen
Führungskräfte in der Beschaffung tragen die Verantwortung für die Umsetzung dieser strategischen Priorität. Viele stoßen bei der Modernisierung und Optimierung des Beschaffungswesens jedoch auf Hindernisse, die es ihnen erschweren, in den priorisierten Bereichen Fortschritte zu erzielen.
In unseren Gesprächen mit Führungskräften in der Beschaffung haben wir die sechs größten Herausforderungen ermittelt – viele von ihnen in Bereichen, die sich eigentlich hervorragend für eine digitale Optimierung eignen:
- Manuelle, ineffiziente und unflexible Prozesse: Viele Beschaffungsabteilungen kämpfen mit einem Mangel an Fachwissen und Ressourcen. Die Teams sind häufig mit zeitraubenden, starren manuellen Prozessen und Routineaufgaben belastet und haben Mühe, die benötigten Informationen schnell zu finden. Gleichzeitig gibt es erhebliche Unterschiede in regions- oder funktionsübergreifenden Abläufen für grundlegende Prozesse, wie dem Anlegen von Bestellungen. Zudem kann die Komplexität der Abläufe Gelegenheitseinkäufer überfordern, was unkontrollierten Ausgaben Vorschub leistet.
- Unkontrollierte Einkäufe, geringe Akzeptanz und mangelnde Compliance: In der Eindämmung unkontrollierter Ausgaben und dem Erreichen von Compliance-KPIs liegt für viele Beschaffungsverantwortliche eine große Herausforderung. Häufig erschweren isolierte Daten und manuelle Workarounds eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Kontrolle. Beides ist jedoch notwendig, um nicht verwaltete und katalogfremde Einkäufe nachzuvollziehen und zu reduzieren. Geschieht dies nicht, schlägt sich das negativ in den finanziellen Ergebnissen nieder. Zusätzlich hemmen mangelnde Prozessharmonisierung und fehlende datengestützte Ansätze die Akzeptanz von Plattformlösungen für die Beschaffung (wie ERP, SAP Ariba oder Coupa).
- Fehlende Zusammenarbeit und Überwachung von Lieferanten: Die kontinuierliche Versorgung und ein effektives Risikomanagement gestalten sich immer schwieriger. Langjährige Initiativen zur Lieferantenoptimierung und der Fokus auf Kostensenkungen führen oft zu einer übermäßigen Abhängigkeit von wenigen Lieferanten – ein erheblicher Risikofaktor für Unternehmen. Fehlende Daten und Einblicke in Lieferzuverlässigkeit, Qualität und Leistung hindern die Beschaffung daran, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, die Ausgaben gezielt auf die besten Lieferanten zu verteilen oder neue Lieferanten zu bewerten und einzubinden.
- Mangelnde Prozesstransparenz: Beschaffungsverantwortliche sehen sich häufig damit konfrontiert, akute Probleme lösen zu müssen, ohne die zugrunde liegenden Ursachen zu kennen. Dadurch fehlt ihnen das erforderliche Hintergrundwissen, um gezielt in Digitalisierung und Automatisierung zu investieren und so künftige Probleme zu vermeiden. Oft mangelt es ihnen an Tools, um Prozesse ganzheitlich zu analysieren und zu verstehen. Essenzielle Fragen bleiben häufig unbeantwortet: Wo finden die einzelnen Prozessschritte statt? Was verursacht Ineffizienzen? Wie viele Prozessvarianten gibt es, und welche davon sind die effektivsten?
- Fehlende Informationen zur Automatisierung: Führungskräfte in der Beschaffung sollen die Prioritäten für die digitale Transformation setzen, doch nur selten verfügen sie über die nötigen Tools, um den tatsächlichen Automatisierungsgrad ihres Unternehmens ermitteln oder mit anderen Unternehmen vergleichen zu können. Durch diese Kennzahlen erhalten Führungskräfte jedoch wertvolle Einblicke, um fundierte Entscheidungen zu Automatisierungsmaßnahmen zu treffen und deren langfristigen Mehrwert für das Unternehmen zu messen.
- Mangelnde finanzielle Effizienz: Einkaufsoptimierung ist der Schlüssel, wenn es darum geht, finanzielle Effizienz zu erreichen, Fehlbestände und das Risiko von Altbeständen zu minimieren, das Umlaufvermögen zu optimieren und flexibel auf einen dynamischen Kundenbedarf und Markttrends zu reagieren. Außerdem muss verhindert werden, dass Rechnungen doppelt bezahlt werden und Skonti bei Lieferanten ungenutzt bleiben. Ohne Transparenz und eine intelligente Automatisierung über die Systeme und Abteilungen hinweg können solche Versäumnisse leicht zu erheblichen finanziellen Einbußen führen.
Das Tempo des Wandels
Für Beschaffungsverantwortliche gestaltet sich der Fortschritt bei den sechs größten Herausforderungen oft schleppend – insbesondere, wenn manuelle Beschaffungsprozesse die Regel sind. Eine Studie beleuchtet die wichtigsten Prioritäten und Herausforderungen, denen sich die Beschaffung heutzutage stellen sollte: Fast 50 % der Befragten strebt eine Verbesserung der Prozessautomatisierung an, während 44 % die Einführung neuer Technologien beschleunigen möchten.
Die vollständige Digitalisierung von Beschaffungsvorgängen ist seit Jahren ein zentrales Ziel im Beschaffungswesen, bleibt jedoch eine fortwährende Herausforderung – insbesondere angesichts des rasanten technologischen Wandels. Eine der größten Aufgaben hierbei besteht darin, die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zu optimieren, um wertvolle Einblicke in die gesammelten Daten zu erhalten und gleichzeitig die Transparenz sowie die Harmonisierung der Beschaffungsprozesse zu verbessern.
Zeit für Fortschritt und Exzellenz im Beschaffungswesen
Unsere Zusammenarbeit mit Tausenden von Kunden hat gezeigt, dass drei Faktoren maßgeblich dafür sind, die sechs größten Herausforderungen im Beschaffungswesen erfolgreich zu meistern:
- Nahtlose Erkenntnisse aus Analysen und ein umfassender Überblick über alle Systeme: Dadurch können Beschaffungsverantwortliche Optimierungspotenziale ermitteln – etwa durch die Automatisierung manueller Prozessschritte – und Herausforderungen wie Probleme mit der Lieferantenzuverlässigkeit vorausschauend erkennen.
- Tools zur Ermittlung und Vereinheitlichung komplexer, fragmentierter Beschaffungsprozesse: Diese helfen Beschaffungsverantwortlichen, Ineffizienzen und die Notwendigkeit manueller Eingriffe, die zu schleppenden Abläufen und hohen Kosten führen, zu beseitigen.
- Ein umsetzbarer Plan für eine resiliente Beschaffung: Ohne den richtigen Plan kann die Entwicklung hin zu einem optimierten zukünftigen Zustand durch verschiedene Faktoren gestört werden, von mangelnder Akzeptanz bis hin zu fehlenden Prognosetechnologien.
Wie helfen Ihnen die Lösungen von SAP Signavio?
SAP-Signavio-Lösungen sorgen für umfassende Transparenz in den Beschaffungsprozessen und vermitteln Beschaffungsverantwortlichen wertvolle Erkenntnisse, um Herausforderungen gezielt zu meistern und ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren.
Durch detaillierte Einblicke in die aktuelle Leistung und Ausführung der Source-to-Pay-Prozesse über alle Systeme hinweg lassen sich Optimierungspotenziale erkennen, Empfehlungen umsetzen und zukünftige Prozesse einfach und schnell definieren. Beschaffungsverantwortliche können einen umsetzbaren Plan definieren, der die Einführung optimierter Prozesse beschleunigt, die Effizienz von Abläufen und Finanzen steigert und viele weitere Vorteile bietet.
Wie in der Abbildung gezeigt, unterstützen die SAP-Signavio-Lösungen einen optimierten Ansatz für das Beschaffungswesen, bei dem der Fokus zur kontinuierlichen Verbesserung der Beschaffungsprozesse auf Ihren Mitarbeitenden, Prozessen, Daten und Anwendungen liegt. Sie profitieren von einem schnelleren Zugang zu wertvollen Erkenntnissen, die Ihnen dabei helfen, die Leistung Ihrer Beschaffungsprozesse besser nachzuvollziehen, Schwachstellen zu identifizieren und gezielt Lösungen zu entwickeln. Zudem können Sie Ihre Beschaffungsprozesse schneller anpassen, wodurch Sie die Resilienz Ihres Unternehmens auch bei turbulenten Marktbedingungen steigern können.
Dieser Ansatz kann nachweislich zu messbaren Ergebnissen führen. So erwartet unser Kunde EJOT beispielsweise eine Einsparung von 157 Stunden pro Jahr durch die Reduzierung manueller Mengenanpassungen im Einkaufsprozess (Stand: Juli 2022). Ebenso verzeichnet EVH eine beeindruckende Senkung der Änderungsrate bei Kaufanforderungen, Bestellungen und Rechnungen um 30 %.
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