Process Mining Guide

Erfahren Sie alles zum Thema Process Mining in unserem Guide. Welches Potenzial steckt dahinter und welche Vorteile hat Process Mining.

Process Mining: Was steckt dahinter? Wem hilft das?

Jedes Unternehmen besteht aus Prozessen. Einige werden von menschlichen Arbeitskräften ausgeführt. Andere geschehen automatisch und viele weitere sind eine Mischung aus beidem. Nahezu alle Prozessen in modernen Betrieben werden erst durch den Einsatz von Software und IT-Systemen ermöglicht oder unterstützt. Diese Mechanismen hinterlassen digitale Spuren - zum Beispiel in ERP-Systemen.

Was ist Process Mining?

Indem Sie die elektronischen Ereignisprotokolle Ihrer Unternehmenssoftware und -systeme überprüfen, können Sie Muster und Trends in diesen Systemen erkennen und die Funktionsweise Ihres Betriebs veranschaulichen. Das "Ausgraben" dieser Ereignisprotokolle bezeichnet man als Process Mining - nicht zu verwechseln mit Data Mining oder Big Data. Fundierte Process-Mining-Technologie kann zu einer langfristigen Prozessoptimierung beitragen.

Wichtige Informationen gewinnen dank detaillierter Analyse

Mit Process Mining-Software können Unternehmen detaillierte Prozessanalysen ihrer Ereignisdaten durchführen. In einem ersten Schritt, der Process Discovery, lassen sich die Ursachen für schlecht performende Prozesse ermitteln, Compliance-Verstöße erkennen und visualisieren. Mit Hilfe der passenden Process Mining-Software lassen sich außerdem Prozessleistungen überwachen und Maßnahmen zur Zusammenarbeit bei kritischen Fällen und Leistungsengpässen unterstützen.

Durch Process Mining erhalten Sie Einblicke in den Ablauf Ihrer Prozesse, ohne Zeit und Geld in die Analyse großer Datenmengen investieren zu müssen. Viele Prozesse, die Sie optimieren, ändern oder automatisieren wollen, sind bereits Teil Ihres Systems. Je schneller Sie erkennen, was Sie bereits haben, desto schneller können Sie Änderungen implementieren, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Die Vorteile von Process Mining

Wer seine Business-Prozesse mit Hilfe von Process Mining-Software untersucht, erhält schnell Einblick in die tatsächliche Funktionsweise seines Unternehmens. Indem Sie so die Effizienz und Effektivität Ihrer Prozesse voranbringen, treiben Sie auch die digitale Transformation in Ihrer gesamten Organisation voran. Stellen Sie sich Process Mining als Antwort auf folgende Frage vor: „Wieso laufen meine Prozesse nicht so reibungslos ab wie gewünscht, und wie kann ich sie verbessern?“

So sieht Process Mining in der Praxis aus:

  • Schnelle und einfache Process-Discovery: Mitarbeiter können so leichter Probleme diagnostizieren, Entscheidungen treffen und Änderungen vornehmen
  • Schnelle Identifikation von Engpässen und Performance-Problemen: Dies ermöglicht eine schnelle und kostengünstige Fehlerbehebung
  • Robustere Risk- und Compliance-Mechanismen: Diese können im Fall von neuen Regulationen oder Anforderungen automatisch aktualisiert werden
  • Leichtere Ausrichtung grundlegender Business-Prozesse: Dies umfasst auch die Anfragen und Erwartungen Ihrer Kunden
  • Konsolidierung der Prozessdaten über mehrere Systeme hinweg: So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre gesamte Prozesslandschaft
  • Einfache Durchführung einer Ende-zu-Ende-Analyse im gesamten Unternehmen
  • Identifikation jener Prozesse, die sich für Robotic Process Automation eignen

Effektives Process Mining

Effektives Process Mining liefert Ihnen und Ihren Kollegen ein akkurates Bild davon, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Doch auch mit diesen Informationen vor Augen kann es sein, dass einzelne Mitarbeiter unterschiedliche Vorstellungen davon haben, wie die auftretenden Probleme gelöst werden können. Deshalb ist ein digitaler Ort für Ihre Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Hier können sich alle Teammitglieder über die Prozesse austauschen, die durch Process Mining entdeckt wurden und einen gemeinsamen Plan entwickeln, um sie zu verbessern.
Es sollte stets Ihr Ziel sein, so schnell wie möglich von der Identifikation eines Problems zur Implementierung seiner kollaborativen Lösung überzugehen. Mit Process Mining können Sie kollaborative Aktionspläne erstellen, anstatt isoliert oder instinktiv zu agieren. Diese Pläne können Sie sofort in Echtzeit mit dem Rest Ihres Teams teilen.

Ein Process Mining Beispiel:

Im Bereich IT-Incident-Management wird Process Mining schon länger erfolgreich angewendet. Dieser Management-Bereich befasst sich mit der ungeplanten Unterbrechung eines IT-Services. Dies führt entweder zu vollständigem Arbeitsstillstand oder zumindest zu einer reduzierten Qualität der Arbeitsergebnisse.

Der Incident Management-Prozess strebt nach einer schnellen Wiederaufnahme des normalen Betriebs, um die Auswirkungen auf den Geschäftsablauf zu minimieren. Alles in allem ist Incident Management ein komplexer Prozess: Tritt ein Incident auf, müssen häufig mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Teams Feedback geben.

Deutlich reduzierte Auflösungszeit für Konflikte

Process Mining kann zu einer Verbesserung des Incident-Management-Prozesses führen, indem es die Sichtbarkeit und Transparenz der implementierten IT-Prozesse erhöht. Während der Reaktion auf einen Incident werden Ereignisdaten gesammelt. Mit Hilfe dieser Daten können Sie die unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten Ihrer Teams und einzelnen Mitarbeiter analysieren (dies ist besonders nützlich, wenn Sie feststellen wollen, ob offizielle Richtlinien auch eingehalten werden).

Ihre Analyse kann dann als Grundlage für die Verbesserung der Auflösungszeiten von Konflikten genutzt werden. Darüber hinaus lassen sich so auch die Auswirkungen von IT-Vorfällen auf Kunden und Unternehmensfunktionen verringern. Sobald die kritischen Ursachen für Engpässe, unnötige Kosten und Risiken behoben wurden, können Sie Probleme von geringerer Bedeutung angehen.

Process Mining-Analysen können schrittweise eingesetzt werden, um die Dokumentation Ihrer Daten nach und nach auszuweiten. So können Sie sicherstellen, dass künftige Probleme effizient und unmittelbar erkannt und behoben werden. Auf diese Weise können Sie Process Mining als Quelle für kontinuierliche Prozessoptimierung nutzen.

Die Herausforderungen von Process Mining

Mit Hilfe von Process Mining können Sie die Ereignisprotokolle Ihrer Organisation optimal analysieren, Prozessmodelle im Detail untersuchen und die Einhaltung Ihrer Compliance sicherstellen. Dies geschieht, indem die Abweichungen zwischen den einzelnen Prozessmodellen und der faktischen Funktionsweise festgestellt werden.

Die größte Herausforderung in punkto Process Mining ist die Anwendung auf Software-Programme. Eine Software für Process Mining ist auf die Untersuchung von Informationssystemen ausgelegt. Eine Software kann jene Aspekte eines Geschäftsprozesses, die in der realen Welt stattfinden, jedoch nicht "sehen" oder adressieren. Ebenso wenig kann Process Mining als reine Technologie das menschliche Verständnis voranbringen. Fakten mit Gefühlen zu verbinden, bleibt damit eine ausschließlich menschliche Eigenschaft, die (bisher) nicht von einer Software repliziert werden kann. Genau diese Mischung ist nötig, um nicht nur die Struktur, sondern auch den eigentlichen Nutzen eines Prozesses zu verstehen.

Kleiner Tipp: Der Nutzen eines Prozesses muss nicht zwangsläufig mit seiner Funktion übereinstimmen.

Nehmen wir einen simplen Genehmigungs-Workflow als Beispiel: Seine Struktur kann den Einsatz von einem oder mehreren Mitarbeitern nötig machen, um den Erhalt einer bestimmten Benachrichtigung zu bestätigen. Der Zweck des Workflows ist es jedoch, Verantwortlichkeiten aufzuzeigen, indem aufgezeichnet wird, wer den Erhalt der Benachrichtigung wann bestätigt hat.

Große Datenmengen aus ERP-Systemen – erst verstehen, dann verändern

Die Anwendung von Wissen repräsentiert den großen Unterschied zwischen erfolgreichen Process Mining-Initiativen und Kampagnen, deren korrekte Umsetzung fehlgeschlagen ist. Wer die richtigen Process Mining-Techniken auswählt, steht daher noch am Anfang eines gelungenen Projekts.

Wenn Sie ein solches Projekt beaufsichtigen, müssen Sie begreifen, was die vorhandenen Daten aussagen, bevor Sie mit der Umsetzung von Änderungen beginnen. Zu wissen, welche Informationen Sie haben, ist letztlich nur die halbe Miete. Sie sollten auch verstehen, warum bestimmte Vorgänge passieren und was Sie dagegen tun können. Die Lösung: Kombinieren Sie Process Mining-Techniken mit einem breitgestreuten Einsatz von Business Process Management (BPM).

Bedeutende Veränderungen können ohne fundierte Geschäftskenntnisse nicht stattfinden. Fundierte Geschäftskenntnisse wiederum müssen durch technisches Fachwissen unterstützt werden, dieser Umstand ermöglicht die Akkumulation von weiterem Wissen und so fort. Dieser autarke Ansatz für Business Process Management nutzt die "Weisheit der Vielen", um eine Prozesskultur im jeweiligen Unternehmen aufzubauen, die zu nachhaltigen Ergebnissen im gesamten Betrieb führt.

So managen Sie erfolgreiche Process Mining-Initiativen

Im besten Fall schlägt Process Mining eine Brücke zwischen Mitarbeitern, Geschäftsprozessexperten und dem Management und unterstützt die kontinuierliche Prozessoptimierung. So lässt sich unnötiges Silo-Denken vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht Process Mining transparente Übergaben und Prozesse, die die einzelnen Abteilungsgrenzen innerhalb der Organisation überschreiten.

Die Vereinheitlichung von Prozessen aus fragmentierten Arbeitsbereichen und Regionen ist von entscheidender Bedeutung für einen kohärenten Arbeitsablauf. Das gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Wer dieses Ziel mit seiner eigenen Organisation erreichen will, sollte Datensätze und Statistiken aus den beteiligten Prozessen nutzen. Instinkte und Einschätzungen einzelner Personen sind hingegen nur wenig aussagekräftig.

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