La digitalización es la máxima prioridad estratégica desde una perspectiva de procurement
Según un estudio Economist Impact, más de la mitad (57%) de los ejecutivos encuestados dijo que, durante los próximos 12 a 18 meses, la digitalización es su máxima prioridad estratégica desde una perspectiva de procurement. Sin duda, la digitalización ahora es reconocida como la clave para construir capacidades de respuesta a los dinámicos desafíos del mercado, mejorar los procesos de procurement existentes, usar datos para impulsar una toma de decisiones más estratégica, y más.
Los 6 principales desafíos que les quitan el sueño a los líderes de procurement
Los líderes de procurement son responsables de ejecutar esta prioridad estratégica. Sin embargo, muchos están encontrando obstáculos para la modernización y mejora de procurement, lo cual dificulta el progreso en las áreas que más los preocupan.
En nuestras conversaciones con líderes de procurement, los 6 principales desafíos —muchos de los cuales son áreas ideales para la mejora habilitada digitalmente— incluyen los siguientes:
- Procesos manuales, ineficientes e inflexibles: a muchos departamentos de procurement les falta expertise y poder de trabajo, tienen equipos sumidos en intervenciones manuales rutinarias, a menudo rígidas, y se les complica encontrar la información necesaria. Al mismo tiempo, puede haber una variabilidad significativa en los procesos entre regiones o áreas funcionales para los procesos básicos (como la creación de pedidos de compra) y experiencias de compra engorrosas para compradores ocasionales, lo que lleva a crecientes gastos no autorizados.
- Compras no autorizadas, adopción y compliance deficiente: contener gastos no autorizados y cumplir con los KPI de compliance sigue siendo un desafío para muchos líderes de procurement. Los datos aislados y las soluciones manuales a menudo impiden la colaboración y control interdepartamentales necesarios para medir y reducir las compras no gestionadas y fuera de catálogo a fin de mejorar los resultados financieros. La falta de armonización de procesos y enfoques basados en datos a menudo conduce a una menor adopción de soluciones de plataformas de procurement (como ERP, Ariba o Coupa).
- Mala colaboración y monitoreo de proveedores: garantizar la continuidad del suministro y gestionar los riesgos se ha vuelto cada vez más difícil. Años de optimización de proveedores y el impulso de reducir los costos han llevado a una dependencia excesiva de muy pocos proveedores —una fuente de riesgo de negocios significativo cuando Procurement carece de los datos y la información estratégica necesarios sobre confiabilidad, calidad y rendimiento de las entregas—. Esto dificulta, por ejemplo, la detección y eliminación de problemas, la asignación de más gastos a los mejores proveedores y la evaluación e incorporación de otros nuevos.
- Visibilidad limitada de los procesos: los líderes de procurement suelen resolver problemas causados por los problemas mencionados antes, pero tienen dificultades para saber por qué ocurren y dónde centrar las inversiones en digitalización y automatización para evitar problemas futuros. La mayoría carece de las herramientas para ver los procesos de principio a fin, por ejemplo, dónde ocurre cada paso del proceso, qué está causando ineficiencias, el número de variantes de proceso en juego y cuáles son las más eficientes.
- Puntos ciegos de automatización: los líderes de procurement pueden estar a cargo de las prioridades de transformación digital, pero pocos tienen las herramientas para comprender la tasa de automatización real de su empresa y cómo es en comparación con sus pares. Métricas como estas brindan información estratégica que ayuda a los líderes de procurement a saber dónde centrar sus esfuerzos de automatización, así como a medir su valor para el negocio en adelante.
- Brechas en la eficiencia financiera: optimizar la compra de inventario es clave para lograr eficiencia financiera, minimizar los artículos fuera de stock y los riesgos de obsolescencia, optimizar el capital circulante y responder a la evolución de la demanda de los clientes y las tendencias del mercado. También significa evitar el pago de facturas duplicadas y perder descuentos por pago en efectivo a los proveedores. Sin visibilidad ni automatización inteligente entre sistemas y departamentos, no es raro que mucho dinero se malgaste en este tipo de descuidos.
El ritmo del cambio
Para los líderes de procurement, avanzar en los 6 desafíos principales puede ser lento. Por ejemplo, si los procesos de procurement aún son manuales. Según la investigación, analizando más a fondo las prioridades y desafíos clave que hoy enfrenta la función de procurement: casi el 50% de los encuestados apunta a mejorar la automatización de procesos, mientras que el 44% apunta a acelerar la adopción.
Efectivamente, la digitalización total de las operaciones de procurement lleva varios años en la agenda de la función, pero es un desafío continuo, particularmente a medida que las tecnologías avanzan a un ritmo rápido. En este contexto, el desafío de procurement es colaborar de forma más eficaz con otras funciones para obtener más visibilidad sobre los datos que recopilan, y aumentar la visibilidad y armonización en todos los procesos de procurement.
Es hora de impulsar el progreso y lograr la excelencia en procurement
Dicho esto, en nuestro trabajo con miles de clientes, está claro que para abordar los 6 principales desafíos para los líderes de procurement, se necesitan tres cosas:
- Información estratégica analítica fluida y una visión completa de sus sistemas dispares: esto les permite a los líderes de procurement descubrir oportunidades de mejora (por ejemplo, automatizar los pasos del proceso manual) y anticipar problemas tales como la confiabilidad del proveedor.
- Herramientas para identificar y armonizar procesos de procurement engorrosos y fragmentados: esto les permitirá a los líderes de procurement eliminar las ineficiencias arraigadas y las intervenciones manuales que ralentizan los flujos de trabajo y aumentan los costos.
- Un plan accionable para construir un futuro de procurement resiliente: sin el plan correcto, la transición a un estado futuro optimizado puede descarrilarse por cualquier motivo, desde problemas de adopción hasta falta de tecnologías predictivas.
Cómo pueden ayudar las soluciones de SAP Signavio
Las soluciones de SAP Signavio pueden aportar transparencia a los procesos de procurement y brindar a los líderes la información estratégica accionable necesaria para resolver este tipo de desafíos y mejorar continuamente sus procesos.
La información estratégica enriquecida sobre el rendimiento actual y la ejecución de sus procesos source-to-pay en todos los sistemas permiten identificar áreas de mejora, aprovechar recomendaciones y definir procesos futuros rápidamente. Los líderes de procurement pueden definir un plan accionable que acelere la adopción de procesos mejorados, impulse la eficiencia de finanzas y procesos, y más.
Como se muestra en la figura, las soluciones de SAP Signavio dan soporte a un enfoque de excelencia de procurement que mantiene a su personal, procesos, datos y aplicaciones en el centro de la mejora continua. Se beneficiará con un time-to-insights más rápido necesario para comprender mejor el rendimiento de sus procesos de procurement, qué áreas requieren atención y cómo puede resolver problemas. También podrá adaptar las operaciones de procurement más rápido, lo que hará que su negocio sea más resiliente en condiciones de mercado turbulentas.
Es un enfoque que puede generar resultados reales. Por ejemplo, nuestro cliente EJOT proyecta 157 horas ahorradas al año debido a la reducción de ajustes manuales en las cantidades del proceso de compra (julio de 2022). Además, EVH muestra una reducción del 30% en la tasa de cambio a solicitudes de compra, pedidos y facturas.
¿Quiere conocer más?
Para comprender mejor cómo los procesos de procurement optimizados pueden ayudar a controlar costos, mejorar la eficiencia y productividad, aumentar la adopción y garantizar mejor el compliance, descargue el documento: "Tres pasos para acelerar la excelencia en adquisiciones".