Vous venez de réaliser que la gestion des processus métier (BPM) peut aider votre entreprise a mieux opérer aujourd’hui et à innover demain. Vous avez compris qu’une documentation affûtée de vos processus leur donne du relief et vous permet d’identifier les inefficacités et ainsi que les zones à améliorer. Vous êtes maintenant prêt à lancer votre initiative BPM au sein de votre organisation et à déclencher une chaîne de réaction d’améliorations en continue.
Le seul hic est que vos collègues doivent croire au BPM autant que vous et il n’est pas toujours évident de les rallier à votre cause. Mais vous n’avez pas dit votre dernier mot.
4 tactiques pour engager vos collègues dans une initiative BPM
En utilisant ces tactiques vous allez embarquer vos collègues dans votre initiative BPM facilement et allez pouvoir ainsi profiter pleinement des bénéfices d’une gestion efficace des processus pour votre organisation.
1. Utiliser un vocabulaire simple pour exposer la valeur du BPM
La gestion des processus n’est pas forcément un concept très parlant pour beaucoup de personnes au sein d’une entreprise, même pour les plus expérimentés. Pour commencer, vous devez vous assurer que les décideurs comprennent exactement ce qu’est le BPM et la valeur qu’il apporte. Avec votre C-Level, vous n’avez pas besoin au de rentrer dans les détails et d’indiquer que l’outil est conforme au standard du BPMN 2.0. Oubliez le vocabulaire technique ! Concentrez-vous plutôt sur les atouts de ce langage, à savoir : créer et exploiter des diagrammes de processus simplement, réduire le risque d’erreur dans l'exécution des tâches quotidiennes. En d’autres termes, adaptez votre discours à votre public.
2. Mettez l’accent sur vos problèmes actuels
L’humain a cette faculté d’adaptation qui est indéniable. Par conséquent, les mauvais processus commencent à devenir normaux et on s’y accommode avec le temps. Si vos collègues n’ont pas conscience des problèmes de fonctionnement et des zones qui peuvent être améliorées, alors ils ne vont jamais s’investir complètement dans une solution BPM. En mettant en avant - via des exemples concrets - comment vos processus affectent le travail de chacun de vos employés va permettre de générer un gain d’intérêt pour le projet. Vous soulignez ainsi qu’un mauvais processus peut impacter négativement l’ensemble du fonctionnement d’une organisation.
3. Construisez une équipe de supporters
Vous allez trouver des appuies dans votre organisation pour supporter votre initiative. Plus vous aurez d’employés qui vont rejoindre vos rangs et qui appuieront vos idées, plus la mise en place de votre initiative vous semblera urgente et légitime. Votre équipe de supporters devra, dans le meilleur des cas pour renforcer la crédibilité du projet et sa mise en action, être composée de personnes de l’IT, de responsables et de participants au processus.
4. Anticipez les questions types et les obstacles
Est-ce que l’une des personnes de votre auditoire qui a besoin d’être convaincue porte attention aux coûts ? Si la réponse est oui, alors répondez-lui qu’un investissement BPM va très rapidement être rentabilisé grâce à l’optimisation des coûts. Est-ce que les employés de votre organisation sont si occupés qu'ils ne peuvent imaginer que quelqu'un ait le temps de s'asseoir et de documenter les processus au lieu de les exécuter ? Expliquez-leur alors qu’en faisant des efforts maintenant, cela va permettre à votre entreprise d'économiser d'innombrables heures de travail inutiles sur le long terme.
Préparez-vous à ce que l’on vous pose de nombreuses questions, des plus générales au plus techniques. L’essentiel est d’être bien préparé et d’avoir les arguments en tête pour offrir à vos équipes une réponse claire et optimale.
Un travail d’équipe
Faire démarrer une initiative de BPM peut être difficile, même pour un modeleur ou un consultant expérimenté. Ne laissez pas l'inertie empêcher votre entreprise d'atteindre ses objectifs ! Rappelez-vous simplement des tactiques suivantes pour obtenir l'adhésion au BPM, à savoir : simplifiez toujours vos propos, assurez-vous que votre public ressente le besoin d’une telle initiative, constituez un groupe de supporters et préparez-vous aux obstacles potentiels.
Gardez également en tête qu’une fois vos collègues embarqués dans votre initiative, la partie n’est pas terminée ! Vous devriez continuer à être le porte-parole du BPM au sein de l'organisation et plaider en faveur de l'adhésion au processus dans la mesure du possible, y compris en soutenant et en aidant vos collègues qui ont des questions ou préoccupations supplémentaires. Bien sûr, ces questions deviendront de moins en moins fréquentes avec le temps, car vos collègues vont comprendre rapidement les avantages du BPM et vont voir des améliorations significatives dans leur façon de travailler.
La prochaine étape
Gardez l’œil ouvert et attendez notre prochain article “Comment répondre aux arguments contre une initiative de gestion des processus ?“. En attendant, pourquoi ne pas souscrire à un essai gratuit pendant 30 jours et découvrir comment la SAP Signavio Process Transformation Suite encourage le travail entre collègues, facilite l’exécution des processus le tout de manière simple et intuitive ?