Quels sont les ingrédients d’une implémentation BPM réussie ?

Adoption facile et utilisation intuitive

Pour tirer profit d’une solution BPM il faut que celle-ci soit facile à adopter et à utiliser. Cela peut paraître évident mais en réalité les initiatives BPM peuvent échouer si les employés trouvent leurs outils difficiles à comprendre et à utiliser. Selon Stephan S., Process Engineer chez Swissgrid officiant dans le secteur de l’énergie : « Nous avons réalisé un GATT / WTO (un appel d’offres) et de nombreuses entreprises ont répondu à l’appel. L’un de nos critères était la facilité d’utilisation, notamment pour l’utilisateur final mais aussi pour les modeleurs. Je pense que Signavio a été sélectionné pour cela ».

Michael Z. est consultant IT en interne chez Interseroh GmbH, une entreprise évoluant dans le secteur de la métallurgie qui compte plus de 1 000 employés. Le constat est semblable : « Le SAP Signavio Process Manager est vraiment facile d’utilisation et cela favorise son adoption par l’ensemble des employés. La semaine prochaine je vais former mes nouveaux collègues à la modélisation en utilisant le SAP Signavio Process Manager. La solution facilite la création de nouvelles modélisations par nos nouveaux arrivants. De nombreuses personnes l’utilisent en interne ».

« Je conseille aux personnes qui sont à la recherche de ce type de solution de se tourner vers la facilité d’utilisation » indique Mark V., Head of Global Operational Excellence dans une entreprise média comptant plus de 1 000 employés. « L’important est de faciliter la modélisation des processus pour les employés et de favoriser leur utilisation ». Konrad P., Manager of Process & IT chez Phoenix E-mobility, une entreprise de production comptant plus de 10 000 employés, témoigne : « Ce que j’aime le plus chez Signavio c’est sa facilité d’utilisation. Quelques membres de l’équipe ont participé à une formation Signavio pendant 2 jours, et maintenant, ces personnes forment nos autres collègues. L’interface est vraiment facile d’utilisation. Vous pouvez vous retrouver, discuter du processus et concevoir sa modélisation ».

ROI / Économies

Le BPM doit mettre en avant des résultats financiers tangibles afin d’être considéré comme un succès. Pour cela, une solution BPM doit pouvoir permettre de réaliser des économies, en termes de temps ou d’argent. Andrew L., Directeur général d’un cabinet de conseil, est plus que d’accord : « Cette solution offre un bon rapport qualité-prix ». Markus B. Manager dans un cabinet de conseils comprenant une cinquantaine d’employés a réalisé une PoC avec un fournisseur automobile allemand qui utilisait le SAP Signavio Process Intelligence pour améliorer son processus procure-2-pay. Au sein d’un seul processus, un potentiel d’économies trimestrielles d’environ 77 000 USD par trimestre a été identifié.

Stanton A., Architecte principal des processus métier au Met Office, une agence gouvernementale indique : « Cette solution nous a permis d’économiser un temps précieux. Nous avons fait quelques études dans des simulations où nous avons comparé où nous étions avant et où nous sommes maintenant - en contrastant les anciens modèles de processus lourds avec les nouveaux modèles optimisés avec moins de tâches, de rôles, des coûts plus bas et une qualité et une vitesse supérieures ». Eric M., Business Process Manager chez Chal Tec, une société de production comptant 200 employés, explique « qu’il y avait un gain de temps en utilisant le Signavio Process Governance du fait de la simplification du processus ».

Stephan S. a mis en perspective la question des économies, compte tenu des exigences du secteur de l'énergie et des services essentiels de l’industrie dans laquelle il évolue : « Il s'agit d'une infrastructure essentielle, donc opérer les choses de la mauvaise façon au cœur de notre activité peut créer de nombreux dommages et coûter beaucoup d'argent. Cela peut aussi causer des blessures, voire même la mort. Le danger est présent donc nos processus doivent être bien compris et exécutés strictement ».

Se concentrer sur les processus et l’aspect collaboratif

Un BPM efficace implique d’améliorer l’aspect collaboratif entre les individus et les équipes. Il s'agit d'inculquer aux gens un état d'esprit axé sur les processus. « Le SAP Signavio Collaboration Hub facilite la lecture des processus » indique Jan B., Chef d’équipe Gestion des processus métier chez Laepple AG, une société de transports. « C’est agréable de pouvoir inclure de nombreuses informations à propos des processus et des tâches ».

Eric M. ajoute : « J’aime particulièrement le SAP Signavio Collaboration Hub, où chaque utilisateur ou employé peut accéder à une vue d’ensemble du processus. C’est important car cela renforce la transparence et ainsi chacun peut voir et discuter du même processus. Vous pouvez effectuer des modifications et la version reste actuelle pour tout le monde. Vous n’avez pas besoin d’envoyer un e-mail ou d’utiliser un dossier de partage. Vous pouvez simplement travailler dessus directement en utilisant le SAP Signavio Process Manager ».

« Nos employés se fient au SAP Signavio Collaboration Hub pour comprendre les processus. Ils savent exactement quoi faire et comment le faire, quelle est la procédure à suivre et si nécessaire, quel formulaire utiliser » explique Stephan S.. Mark V. ajoute : « Cette solution nous a permis de réaliser l'ensemble du cycle de vie de l'amélioration des processus dans un espace unifié en utilisant le SAP Signavio Collaboration Hub. Nous partageons tous les mappages avec d'autres collègues au sein de l'entreprise ».

Un quotidien amélioré

Les employés vont se laisser convaincre par le BPM s’ils peuvent identifier de vraies améliorations dans leur quotidien. Les membres d’IT Central Station félicitent Signavio en ce sens. Par exemple Alejandro B., Responsable des achats dans une entreprise de services technologiques comptant plus de 10 000 employés, a indiqué : « La solution a permis d'améliorer les fonctions quotidiennes des employés. En réduisant les goulots d'étranglement, les reprises, les erreurs et les activités inutiles, les employés peuvent se concentrer pleinement sur la valeur ajoutée qu’ils apportent... et sur l'élimination ou du moins la réduction des activités sans valeur ajoutée ».

Il indique également : « Les fonctionnalités collaboratives ont aidé nos équipes à créer un état d'esprit centré sur les processus, car il n'y a pas de processus dans une entreprise qui ne soit pas interfonctionnel. Chaque processus touche une autre fonction. En prenant le même exemple d'intégration des fournisseurs, cela a renforcé la collaboration entre la comptabilité et l'approvisionnement, a minimisé l'effort et a donc rendu la collaboration encore plus fluide parce que vous ne vous battez plus contre les goulots d'étranglement. Vous avez un seul processus allégé des deux côtés ».

« La version mobile de Signavio aide à améliorer le quotidien des employés », a observé Sanjeev N., Gestionnaire du changement des opérations chez Morgan Stanley. Il a ajouté : « Les personnes qui utilisent généralement une carte de processus pour tout ce qu’ils font en tirent un grand profit. Jusqu'à présent, les commentaires sont excellents. C'est ce dont nous avions besoin. Nous avons connu beaucoup de transformations au cours des dix dernières années, mais cela prépare le terrain pour l'avenir. Un responsable de l'architecture des processus dans une compagnie d'assurance de plus de 1 000 employés a également constaté que : « Cette solution a amélioré le quotidien et les fonctions des employés. Cela a donné aux personnes la chance de réagir rapidement à tout changement et ainsi, le développement de l’automatisation est plus facile et rapide ».

Les prochaines étapes pour une implémentation BPM réussie

Pour en savoir plus sur les expériences réelles des utilisateurs avec SAP Signavio Process Manager, rendez-vous sur le site ITCentralStation.com et découvrez plus de témoignages. Si vous souhaitez vous faire votre propre opinion, pourquoi ne pas vous inscrire pour un essai gratuit de la SAP Signavio Process Transformation Suite pendant 30 jours dès aujourd'hui ?