La digitalisation est la priorité stratégique n°1 d'un point de vue Achats
Selon une étude étude Economist Impact, plus de la moitié (57 %) des cadres dirigeants interrogés affirment que, dans les 12 à 18 prochains mois, la digitalisation sera leur priorité stratégique numéro 1 en matière d'achats. Cela confirme que la digitalisation est désormais perçue comme la clé pour s'adapter aux défis d'un marché dynamique, en optimisant notamment les processus d'achats existants et en exploitant les données pour prendre des décisions plus stratégiques.
Les 6 principaux défis qui empêchent les responsables Achats de dormir la nuit
Les responsables Achats sont chargés de mettre en œuvre cette priorité stratégique. Cependant, nombreux sont ceux qui se heurtent à des obstacles à la modernisation et à l'amélioration de la fonction Achats, ce qui rend difficile les progrès dans les domaines qui les préoccupent le plus.
Lors de nos échanges avec les responsables Achats, nous avons identifié les 6 principaux défis, dont la plupart sont des domaines clés pour une amélioration numérique :
- Processus manuels, inefficaces et rigides : De nombreux départements Achats manquent de ressources et d'expertise, avec des équipes noyées dans des tâches manuelles et rigides, peinant à accéder aux informations nécessaires. Par ailleurs, les processus peuvent varier considérablement d'une région ou d'une fonction à l'autre, même pour des tâches simples comme la création de commandes d'achat, ce qui rend l'expérience d'achat difficile pour les acheteurs occasionnels et entraîne une augmentation des dépenses non conformes.
- Achats non conformes, adoption limitée et faible enforcement de la conformité : La gestion des achats non conformes et la satisfaction des indicateurs de conformité restent des défis pour de nombreux responsables Achats. Les données cloisonnées et les solutions manuelles empêchent souvent la collaboration et le contrôle inter-départements nécessaires pour mesurer et réduire les achats non gérés et hors-catalogue, ce qui nuit aux résultats financiers. Le manque d’harmonisation des processus et l'absence d'approches basées sur les données conduisent fréquemment à une adoption limitée des solutions de plateforme Achats (comme ERP, Ariba ou Coupa).
- Collaboration et suivi des fournisseurs insuffisants : Assurer la continuité des approvisionnements et gérer les risques sont devenus de plus en plus difficiles. Les années passées à optimiser la base fournisseurs et à réduire les coûts ont conduit à une dépendance excessive à un nombre restreint de fournisseurs, ce qui représente un risque majeur lorsque la fonction Achats ne dispose pas des données et des informations nécessaires sur la fiabilité, la qualité et la performance des livraisons. Cela complique, par exemple, la détection et la prévention des problèmes, l'orientation des dépenses vers les meilleurs fournisseurs, ainsi que l'évaluation et l'intégration de nouveaux fournisseurs.
- Visibilité limitée des processus : Les responsables Achats doivent trop souvent éteindre les feux causés par les problèmes mentionnés ci-dessus, sans savoir pourquoi ils surviennent ni où concentrer les investissements en digitalisation et automatisation pour les prévenir. La plupart ne disposent pas des outils nécessaires pour analyser les processus dans leur ensemble, ce qui leur permettrait, par exemple, d'identifier les étapes, les sources d'inefficacité, le nombre de variantes de processus en cours, et de déterminer celles qui sont les plus efficaces.
- Angles morts de l'automatisation : Les responsables Achats peuvent être chargés de mettre en œuvre les priorités de transformation numérique, mais peu disposent des outils nécessaires pour évaluer le taux d'automatisation de leur entreprise et le comparer à celui de leurs pairs. Ces métriques offrent des informations essentielles pour cibler efficacement leurs efforts d'automatisation et mesurer leur impact futur sur l'entreprise.
- Écarts en efficacité financière : L'optimisation des achats d'inventaire est essentielle pour atteindre l'efficacité financière, réduire les risques de rupture de stock et d'obsolescence, optimiser le fonds de roulement et répondre à l'évolution de la demande des clients et des tendances du marché. Cela inclut également la prévention des paiements de factures en double et la perte de remises sur paiements avec les fournisseurs. En l'absence de visibilité et d'automatisation intelligente entre les systèmes et les départements, il est frequent que des milliers de dollars soient gaspillés en raison de ces négligences.
Le rythme des progrès:
Pour les responsables Achats, le rythme des progrès concernant les 6 principaux défis peut être lent, notamment si les processus Achats sont toujours manuels. Selon l' étude, qui analyse plus en détail les priorités et défis actuels de la fonction Achats : près de 50 % des participants cherchent à améliorer l'automatisation des processus, tandis que 44 % souhaitent accélérer l'adoption.
En effet, la digitalisation complète des opérations Achats figure à l'ordre du jour de la fonction depuis plusieurs années, mais cela reste un défi permanent, d'autant plus que les technologies évoluent à un rythme rapide. Le principal défi des Achats dans ce contexte est de collaborer plus efficacement avec les autres fonctions afin d'obtenir une meilleure visibilité sur les données qu'elles collectent et d'accroître la visibilité ainsi que l'harmonisation des processus Achats.
Il est temps de dynamiser vos progrès et d'atteindre l'excellence en matière d'achats.
Après avoir collaboré avec des milliers de clients, il est clair que pour relever les six principaux défis auxquels sont confrontés les responsables Achats, trois éléments sont nécessaires :
- Des analyses transparentes et une vue d'ensemble sur leurs systèmes disparates : Cela permet aux responsables Achats de découvrir des opportunités d'amélioration (par exemple, l'automatisation des étapes manuelles) et d'anticiper des problèmes tels que des problèmes de fiabilité des fournisseurs.
- Des outils pour identifier et harmoniser les processus d'achats fragmentés et complexes : Cela permettra aux responsables Achats d'éliminer les inefficacités ancrées et les interventions manuelles qui ralentissent les flux de travail et augmentent les coûts.
- Un plan concret pour garantir la résilience future de la fonction Achats: Sans un plan adapté, la transition vers un futur optimisé peut être compromise par des problèmes d'adoption ou l'absence de technologies prédictives.
Les atouts des solutions SAP Signavio
Les solutions SAP Signavio apportent de la transparence dans les processus d'achats et fournissent aux responsables Achats les informations exploitables nécessaires pour résoudre ces types de défis et améliorer en continu leurs processus.
Des informations détaillées sur la performance actuelle et l'exécution de leurs processus source-to-pay à travers les systèmes permettent d'identifier rapidement les zones d'amélioration, de tirer parti des recommandations et de définir les futurs processus. Les responsables Achats peuvent ainsi définir un plan concret qui accélère l'adoption des processus améliorés, optimise l'efficacité des processus et financière, et bien plus encore.
Comme illustré dans la figure, les solutions SAP Signavio adoptent une approche de l'excellence des achats, mettant votre personnel, vos processus, vos données et vos applications au cœur de l'amélioration continue de vos processus Achats. Vous bénéficiez de temps d'accès plus rapides aux informations nécessaires pour mieux comprendre la performance de vos processus d'achats, identifier les points à améliorer et comment résoudre les problèmes.Vous pouvez également adapter vos opérations achats plus rapidement, renforçant ainsi la résilience de votre entreprise face à des conditions de marché instables.
Cette approche peut générer des résultats concrets. Par exemple, notre client EJOT prévoit un gain de 157 heures par an grâce à la réduction des ajustements manuels des quantités dans le processus d'achat (juillet 2022). De plus, EVH affiche une réduction de 30 % du taux de modification des demandes d'achat, des commandes et des factures.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Pour mieux comprendre comment des processus d'achats optimisés peuvent vous aider à maîtriser les coûts, améliorer l'efficacité et la productivité, favoriser l'adoption et garantir une meilleure conformité, téléchargez l'article : « Trois étapes pour accélérer l'excellence au sein de la fonction Achats ».