Cet article va vous offrir un nouveau regard sur le workflow management. Il ne se veut pas scolaire ou trop technique, mais dosé parfaitement de manière à ce que la théorie soit directement reliée à la pratique et vous permette ainsi d’y voir un peu plus clair dans le monde fascinant du workflow management. Une fois que vous vous serez fait une meilleure idée de ce qu’est le workflow management, vous serez prêt à vous attaquer au Signavio Process Governance et à découvrir comment il peut vous aider à faire des bénéfices.
Avant de vous perdre, commençons tout de suite avec un exemple concret. Qu'est-ce que le workflow management ? Pensez simplement à tout ce qui est à prendre en compte lors du recrutement de nouveaux employés dans une entreprise.
Le workflow management en exemple
Le recrutement d'un nouvel employé est un exemple concret de ce qui se passe dans les entreprises et qui a un but commercial clair : un candidat a passé la sélection et devient employé de l’entreprise. Pour atteindre cet objectif, les responsables de recrutement, les recruteurs et le personnel des Ressources Humaines travaillent ensemble sur un certain nombre de tâches.
Le recrutement d'un candidat nécessite un certain nombre d’informations : son identité, son CV et les détails de l’offre. D’autres tâches vont rajouter de nouvelles informations au processus de recrutement lors de l’avancement de celui-ci : qui fait passer les entretiens et quand, les évaluations individuelles, les informations pratiques comme la date de disponibilité du candidat, et la décision finale de recruter le candidat ou non. Ces informations doivent être enregistrées, mises à disposition des bonnes personnes et ensuite archivées.
Quand l’équipe RH ou le service de recrutement recrute en masse de nouveaux employés au même moment, les responsables vont coordonner ce travail afin d’atteindre un certain nombre d’objectifs. Les responsables veulent embaucher des employés de qualité à des coûts raisonnables, sans délai interminable et en présentant une image de l’entreprise professionnelle à tous les candidats.
Si un candidat est recruté à la fin du processus, les systèmes informatiques pourraient avoir besoin d’être mis à jour. L’offre mise à disposition sur le site internet de l’entreprise peut être retirée et le nouvel employé doit être ajouté à la base de données du personnel, en option avec les données du processus d'embauche ajoutées à son dossier personnel.
Cet exemple de processus de recrutement inclut la plupart des éléments dont nous avons besoin afin d’expliquer de manière générale ce qu’est le workflow management.
Ce qu’est réellement le workflow management
Le workflow management est la coordination des tâches qui constituent le travail d’une organisation. Par “workflow” on entend une séquences de tâches qui fait partie d’une tâche plus grande, et va parfois de paire avec le “processus métier”. L’objectif d’un workflow est d’offrir des résultats, et le but du workflow management est d’atteindre de meilleurs résultats en fonction des objectifs définis.
Le workflow management est principalement une discipline de gestion, centrée sur la structure de travail au sein de certaines organisations et de comment les équipes travaillent pour accomplir cette mission. En principe, le workflow management ne nécessite pas de logiciel mais en pratique les outils du logiciel sont utilisés pour garder un œil sur le travail et pour automatiser des parties de ce dernier.
Le workflow management est impliqué dans le travail que les personnes réalisent, mais les tâches peuvent être automatisées et assurées par les systèmes informatiques/logiciels. Le workflow management peut ainsi inclure une intégration des systèmes informatiques afin de partager les données entre les workflows et les autres systèmes informatiques au sein de l’organisation.
La visibilité que le workflow management offre sur le travail permet d’avoir conscience des possibilités d’amélioration des workflows. Les améliorations des processus métier font partie du workflow management. C’est aussi une raison pour laquelle le workflow management est une discipline de gestion et pas seulement un logiciel : l’amélioration des processus consiste à changer la façon dont les personnes effectuent leur travail, ce qui est plus difficile que de reconfigurer un logiciel.
Les systèmes de workflow management
Un système de workflow management (WfMS en anglais) est un logiciel qui prend en charge le workflow management en automatisant les parties de la coordination qui sont communes aux différents workflows. Dans l’exemple du recrutement d’un employé, un WfMS gère les informations de chaque processus de recrutement et récolte les données des candidats, comme les CV et coordonne les tâches assignées aux recruteurs, aux personnes qui font passer les entretiens et aux autres membres du staff dans un workflow de recrutement prédéfini.
Un WfMS est conçu pour être un outil polyvalent pouvant potentiellement prendre en charge n’importe quel workflow. Un WfMS fournit généralement les fonctionnalités suivantes :
- Les concepteurs des processus graphiques utilisent probablement la notation BPMN standard (Business Process Model & Notation) pour préciser un workflow.
- Des générateurs de formulaires afin de créer une interface utilisateur pour la saisie des données du workflow.
- L’intégration de documents pour le téléchargement de données non structurées dans des fichiers.
- Une “inbox” que les personnes peuvent utiliser pour découvrir les tâches qu’elles ont à effectuer.
- Des notifications qui indiquent aux participants quand il y a des changements de workflow, comme par exemple lorsqu'une tâche est assignée.
- Une autorisation d’accès pouvant être configurée pour contrôler qui peut faire quoi.
- Des rapports qui offrent des aperçus des travaux en cours et des travaux terminés.
- Des points d’intégration pour permettre l’intégration de systèmes.
Ces vastes fonctionnalités montrent que le WfMS est un produit logiciel plutôt complexe. Cependant, il existe toujours un spectre de complexité important entre les produits les plus simples et les plus complets/chargés.
Disciplines liées
Le workflow management est connecté à la gestion des processus métier (BPM), à la gestion de cas et à la gestion des décisions.
Le terme gestion des processus métier (BPM) est parfois utilisé par intermittence avec le “workflow management” mais il fait généralement référence à la gestion des processus par les personnes qui sont principalement concernées par les processus métier. Pour nos besoins, on peut dire que le BPM est le workflow management plus un ou plusieurs des éléments suivants :
- process mining - analyser des données historiques (journal des événements) des tâches fréquemment lancées pour y découvrir des workflows non identifiés.
- process analytics : analyses statistiques des données des performances de workflows.
- surveillance de l’activité : surveillance en temps réel de l’exécution des processus.
- optimisation des processus : utilisation des données numériques des résultats des workflows pour découvrir quels changement pourraient améliorer cette performance.
- de réingénierie des processus : une approche stratégique opérationnelle pour améliorer les processus métier.
La gestion de cas applique le workflow management au travail non structuré, tel que le travail intellectuel, pour obtenir les mêmes avantages, sans limiter la façon dont les gens travaillent.
La gestion des décisions implique de saisir et d’automatiser les règles qui sont utilisées pour intégrer la prise de décision au sein du workflow.
Pourquoi devriez-vous considérer le workflow management ?
Maintenant que vous en savez plus sur le workflow management, continuez votre immersion et découvrez pourquoi vous devriez envisager le workflow management pour votre organisation !
Cet article fait partie de notre livre blanc en anglais "Workflow Management for Beginners”.