Sin embargo, los proyectos de transformación, como una actualización de un ERP, suelen tener dificultades para llegar a la meta; según McKinsey, el 70 % de estos proyectos están condenados al fracaso.
Probablemente, el objetivo de cualquier iniciativa de transformación de procesos varíe entre organizaciones. Sin embargo, existen algunos criterios comunes que pueden considerarse buenas prácticas de— éxito y que ayudarán a cualquier organización a beneficiarse de las ventajas de la gestión de procesos y a generar un valor real a partir de esta iniciativa.
Basándonos en la experiencia de expertos y en las lecciones aprendidas a lo largo de docenas de proyectos de transformación de procesos empresariales, en esta publicación de blog presentaremos nuestros cinco factores de éxito principales:
- Calidad de los datos y adopción de la solución
- Formación y gestión eficaz de los cambios
- Obtención de valor empresarial y comunicación del éxito
- Configuración organizativa y responsabilidad del proceso
- Compromiso del equipo directivo
1. Generación de una base sólida para una iniciativa de transformación de éxito
Para empezar, una definición clara de los requisitos de datos, junto con la participación temprana de la empresa y del personal de TI, debería acelerar el proceso. Desde el punto de vista de la ejecución del proyecto, empezar con un alcance pequeño y preciso dentro del proceso o dentro de la organización permite obtener un éxito rápido. Por ejemplo, en un proceso de facturación al cobro, se puede empezar priorizando el subproceso de creación de facturas. Es igualmente importante poner al día al personal sobre el proyecto en el momento adecuado, donde todas las personas involucradas deben compartir un compromiso común con el proyecto y estar alineados con sus objetivos.
Tener un programa bien definido que ayude a construir una única fuente de datos coherente para documentar los procesos empresariales drena menos recursos, acelera el tiempo de adopción y maximiza los beneficios de la transformación.
2. El personal impulsa la transformación
Además de todos los aspectos técnicos y metodológicos, los factores de éxito más importantes para las iniciativas de procesos empresariales se centran en las personas. ¿Su organización cuenta con las competencias, habilidades y recursos de gestión de procesos necesarios? Y es que el control de la transformación del proceso debe estar en manos del personal adecuado, con una mentalidad positiva y una predisposición por la gestión del cambio.
Los empleados deben participar activamente en cualquier actividad de mejora de procesos y se les debe pedir que dirijan el cambio de forma proactiva. Al final, cualquier iniciativa de proceso también depende de una interpretación común basada en el debate de ideas. De lo contrario, terminará con otro proyecto de TI que no está a la altura de su potencial.
3. Una búsqueda sin fin por obtener valor empresarial
Según los resultados de la encuesta de la consultora Deloitte sobre la minería de procesos, que combina minería de datos, análisis y optimización de procesos, el 84 % de los participantes respondió que la minería de procesos aporta valor gracias a la mejora de procesos, el aumento de la transparencia y la reducción de costes.
Sin embargo, esto nos lleva a un error común. El valor añadido generado no se comunica ni consume habitualmente dentro de la organización. Por lo tanto, los esfuerzos continuos por la obtención de valor, combinados con una potente estrategia de comunicación, evitan que se pierda el impulso y el compromiso de las partes interesadas.
4. Cómo superar procesos y responsabilidades aislados
"La gestión de procesos de primera clase requiere una colaboración fluida en todos los silos funcionales", afirma Mark Nist, antiguo responsable de operaciones de procesos centrales de SAP. Para traducir eficazmente la estrategia de transformación de procesos en acción, un equipo central de operaciones de procesos debe coordinar y liderar la iniciativa del proceso y hacer cumplir las políticas y convenciones de forma transversal en los distintos silos.
Además de la relevancia de la configuración organizativa, a nivel individual, la responsabilidad del proceso depende en gran medida de una definición precisa de las diferentes responsabilidades relacionadas y de la capacidad para desempeñar la función con un mandato claro. Asimismo, requiere un soporte y control sólidos por parte del equipo de operaciones del proceso central, así como normas, directrices y convenciones claramente definidas como factor esencial del éxito.
5. Obtención de la aprobación del equipo directivo
En última instancia, un respaldo claro por parte del equipo de dirección es esencial para llevar el proyecto de transformación de procesos a buen puerto. Compartir de forma regular el contexto y el conocimiento sobre el proyecto es fundamental. "Contamos con un lineamiento sólido por parte de nuestra junta directiva, ya que nos encargamos de transformar SAP en una empresa impulsada por procesos", comenta Nist sobre la propia transformación de SAP.
Cómo ganarse la confianza del cliente mediante la excelencia de los procesos
En definitiva, todo lo que hace una empresa es la suma de todos sus procesos empresariales. Parece simple, pero la mayoría de las empresas no son conscientes de ello. En una época en la que la experiencia del cliente es la piedra angular del crecimiento continuo, aprovechar la información estratégica de los procesos para descubrir el potencial de optimización con el fin de impulsar la toma de mejores decisiones y la experiencia es un factor de éxito clave.
La transformación de procesos, a su vez, puede volverse compleja y, a menudo, caótica. Con una combinación de tecnología y factores de éxito centrados en las personas, las organizaciones pueden convertir los desafíos en oportunidades para operar y comprometerse de manera más eficiente y eficaz.
Descubra cómo Wernsing Food Family está logrando mejorar la eficiencia de los procesos de la empresa vinculando las soluciones de SAP S/4HANA y SAP Signavio.
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