A digitalização é a principal prioridade estratégica do ponto de vista de procurement
De acordo com um estudo da Economist Impact, mais da metade (57%) dos diretores entrevistados disseram que, nos próximos 12 a 18 meses, a digitalização será a principal prioridade estratégica da empresa do ponto de vista de procurement. Sem dúvida, hoje, a digitalização é reconhecida como o segredo para gerar recursos com o objetivo de responder aos dinâmicos desafios do mercado, aprimorar os processos de procurement existentes, usar dados para embasar a tomada de decisões mais estratégicas e muito mais.
Os 6 principais desafios que preocupam os líderes de procurement
Os líderes de procurement são responsáveis por executar essa prioridade estratégica. No entanto, muitos enfrentam obstáculos à modernização e à melhoria da função de procurement, o que dificulta o avanço nas áreas que mais os preocupam.
Em nossas conversas com líderes de procurement, os seis principais desafios apontados – muitos dos quais em áreas de foco ideais para melhorias habilitadas digitalmente – incluem o seguinte:
- Processos manuais, ineficientes e inflexíveis: em muitos departamentos de procurement, faltam expertise e mão de obra, com equipes atoladas em uma rotina de intervenções manuais e, muitas vezes, rígidas, lutando para encontrar as informações necessárias. Ao mesmo tempo, pode haver variabilidade significativa entre os processos básicos de diferentes regiões ou áreas funcionais (como geração de pedidos) e experiências complicadas para compradores ocasionais, o que leva ao aumento de gastos não programados.
- Compras não programadas, problemas de adoção e baixo compliance: restringir os gastos não programados e alcançar os KPIs de compliance continuam sendo desafios para muitos líderes de procurement. Dados isolados e soluções alternativas manuais costumam impedir a colaboração e o controle entre departamentos necessários para medir e reduzir compras não gerenciadas e fora de catálogo a fim de melhorar os resultados financeiros. A falta de harmonização de processos e abordagens baseadas em dados geralmente leva à menor adoção de soluções de plataforma de procurement (como ERP, Ariba ou Coupa).
- Colaboração e monitoramento de fornecedores insuficientes: garantir a continuidade do suprimento e gerenciar os riscos são atribuições cada vez mais difíceis. Anos de otimização de fornecedores e o estímulo à redução de custos levaram as empresas a depender excessivamente de poucos fornecedores – uma fonte de risco empresarial significativo quando o procurement não tem os dados e os insights necessários sobre confiabilidade, qualidade e desempenho das entregas. Isso dificulta, por exemplo, detectar e afastar problemas, direcionar mais despesas aos melhores fornecedores, avaliar e integrar novos fornecedores.
- Visibilidade limitada sobre os processos: os líderes de procurement costumam apagar o fogo causado pelos problemas mencionados acima, mas têm dificuldade em entender por que eles acontecem e onde concentrar investimentos em digitalização e automação para evitar problemas futuros. A maioria não tem as ferramentas certas para analisar os processos e visualizá-los de ponta a ponta para entender, por exemplo, onde cada etapa do processo ocorre, o que causa ineficiências, o número de variantes dos processos em execução e quais são as mais eficientes.
- Pontos cegos de automação: os líderes de procurement podem ser encarregados das prioridades da transformação digital, mas poucos têm as ferramentas ideais para entender a taxa real de automação da empresa e como ela se compara à de seus pares. Esse tipo de métrica fornece insights que ajudam os líderes de procurement a saber onde concentrar os esforços de automação, bem como a medir o valor destes para os negócios no futuro.
- Lacunas na eficiência financeira: otimizar a compra de estoque é fundamental para alcançar eficiência financeira, minimizar itens em falta no estoque e riscos de obsolescência, otimizar o capital de giro e responder à constante evolução da demanda dos clientes e das tendências do mercado. Isso também significa evitar duplicidades no pagamento de faturas e perdas de descontos de fornecedores. Sem visibilidade e automação inteligente em todos os sistemas e departamentos, não é incomum que milhares de dólares sejam desperdiçados com esse tipo de descuido.
O ritmo da mudança
Para os líderes de procurement, o avanço rumo a vencer os seis principais desafios pode ser lento, por exemplo, se os processos de procurement ainda forem manuais. De acordo com a pesquisa que analisa mais detalhadamente os principais desafios e prioridades que a função de procurement enfrenta hoje: quase 50% dos entrevistados têm como objetivo melhorar a automação de processos, enquanto 44% visam acelerar a adoção.
Na verdade, a digitalização total das operações de procurement está na agenda da função há vários anos, mas é um desafio contínuo, principalmente porque as tecnologias avançam em ritmo acelerado. Nesse contexto, o desafio de procurement é colaborar com mais eficiência com outras funções para obter mais visibilidade sobre os dados coletados e aumentar a visibilidade e a harmonização em todos os processos de procurement.
Chegou a hora de acelerar o avanço e alcançar a excelência em procurement
Com isso, nosso trabalho com milhares de clientes evidencia que para vencer os seis principais desafios da função, os líderes de procurement precisam de três coisas:
- Insights analíticos perfeitos e uma visão completa de todos os sistemas distintos: isso permite que os líderes de procurement descubram oportunidades de melhoria (por exemplo, automatizando etapas de processos manuais) e prevejam questões como problemas de confiabilidade de fornecedores.
- Ferramentas para identificar e harmonizar processos de procurement complicados e fragmentados: isso permitirá que os líderes de procurement eliminem ineficiências arraigadas e intervenções manuais que desaceleram workflows e aumentam custos.
- Um plano prático para criar um futuro de procurement resiliente: sem o plano certo, a transição para a situação futura otimizada pode ser prejudicada por tudo – de problemas de adoção à falta de tecnologias preditivas.
Como as soluções SAP Signavio podem ajudar
As soluções SAP Signavio podem trazer transparência aos processos de procurement e fornecer aos líderes da função os insights práticos necessários para vencer esses tipos de desafios e aprimorar seus processos continuamente.
Insights detalhados sobre o desempenho atual e a execução dos processos source-to-pay em todos os sistemas permitem identificar áreas de melhoria, aproveitar recomendações e definir processos futuros rapidamente. Os líderes de procurement podem definir um plano prático que acelere a adoção dos processos aprimorados, aumente a eficiência nas áreas de finanças e processos e muito mais.
Como mostra a figura, as soluções SAP Signavio oferecem suporte a uma abordagem de excelência em procurement que mantém o pessoal, os processos, os dados e os aplicativos da empresa no centro do aprimoramento contínuo dos processos de procurement. Você se beneficia com a maior rapidez na obtenção dos insights necessários para entender melhor o desempenho dos processos de procurement, quais áreas precisam de atenção e como resolver os problemas. Você também pode adaptar as operações de procurement com mais agilidade, o que torna sua empresa mais resiliente em condições turbulentas no mercado.
Essa abordagem pode gerar resultados reais. Por exemplo, nosso cliente EJOT projeta economia de tempo equivalente a 157 horas por ano devido à redução de ajustes manuais de quantidades no processo de compras (julho de 2022). Além disso, a EVH mostra redução de 30% na taxa de alteração de solicitações de compra, pedidos e faturas.
Quer saber mais?
Para entender melhor como processos otimizados de procurement podem ajudar você a controlar custos, melhorar a eficiência e a produtividade, aumentar a adoção e garantir o melhor compliance, faça o download do artigo: "Três etapas para acelerar a jornada rumo à excelência em Procurement”